Die Seitenleiste

Die Seitenleiste befindet sich, verschachtelt auf der linken Seite des OmniFocus-Fensters, neben der Gliederung. Sie besteht aus Perspektive-Tabs für die schnelle Navigation zwischen Ihren Perspektiven und bietet für Perspektiven mit Ausnahme des Eingangs eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben. Die Funktion der Seitenleiste für jede integrierte Perspektive wird im Abschnitt der jeweiligen Perspektive behandelt.

Perspektive-Tabs

Mit den Tabs auf der linken Seite des OmniFocus-Fensters können Sie zwischen den Perspektiven wechseln. Die folgenden Perspektiven sind standardmäßig vorhanden:

• Eingang: Im Eingang sammeln Sie alle Aufgaben, die Ihnen einfallen, damit Sie sich später darum kümmern können.

• Projekte: In dieser Perspektive werden verwandte Aufgaben in übergreifende Pläne und Hierarchien gruppiert.

• Tags: In dieser Perspektive befinden sich die Orte, Personen, Dinge und Umstände, die zur Erledigung Ihrer Aufgaben am relevantesten oder förderlichsten sind.

• Vorausschau: In dieser Perspektive können Sie Ihre Aufgaben chronologisch anzeigen und in Ihren Zeitplan integrieren.

• Markiert: In dieser Perspektive werden Aufgaben mit der höchsten Priorität oder Sichtbarkeit gesammelt.

• Überprüfung: In dieser Perspektive wird regelmäßig der Fortschritt überprüft und der Status von Projekten bestimmt.

„Abgeschlossen“ und „Geändert“ sind zwei zusätzliche Perspektiven, die im Menü Perspektiven verfügbar sind. Mit diesen Perspektiven ist es unter Umständen möglich, verlegte Objekte wiederzufinden oder den Fortschritt und die letzten Änderungen an der Datenbank zu überprüfen. Sie sind als temporäre Ansichten auf die Datenbankinhalte ausgelegt, d. h., sobald Sie von diesen Perspektiven zu einem anderen Tab wechseln, wird der Tab aus der Seitenleiste entfernt. Sie können diese Perspektiven jederzeit im Menü „Perspektiven“ erneut öffnen.

Tasten am unteren Rand der Seitenleiste

Am unteren Rand der Seitenleiste befinden sich Tasten für den schnellen Zugriff auf Befehle, die von der aktuellen Perspektive und der Seitenleistenauswahl abhängig sind.

• Wenn Sie sich in den Perspektiven Projekte und Tags befinden, verwenden Sie die Taste Hinzufügen , um neue Projekte beziehungsweise Tags zu erstellen. Diese Taste ist in anderen Perspektiven nicht verfügbar.

• Das Aktionsmenü  bietet viele Werkzeuge, die für Ihre aktuelle Perspektive und Seitenleistenauswahl kontextuell relevant sind. Sie umfassen eine Teilmenge der im Kontextmenü verfügbaren Befehle, die angezeigt werden, wenn Sie bei gedrückter Taste „ctrl“ auf ein Objekt in der Seitenleiste klicken.

Eingang

Der Eingang ist die Perspektive, in der alles abgelegt wird, was Sie erledigen möchten. Um dem Eingang ein Objekt hinzuzufügen, navigieren Sie zum Eingang und wählen Sie Ablage > Neue Aktion. Alternativ können Sie die Schnelleingabe (Fenster > Schnelleingabe) verwenden, um dem Eingang von praktisch überall in der App Objekte hinzuzufügen.

Bei vielen Arbeitsabläufen wird der Eingang als erster Eingangsort verwendet, ein Übergangsbehälter für große und kleine Ideen. Sobald Sie ein Eingangobjekt verarbeitet haben (ein Projekt oder Tag hinzugefügt, es in ein Projekt umgewandelt haben), wird es wahrscheinlich an seinen neuen Ort verschwinden. (Dies ist von Ihren „Organisation“-Einstellungen abhängig.)

Eingang – Gliederung

Der Eingang enthält eine Liste einzelner Objekte, die hierarchisch in Objektgruppen organisiert werden können. Da der Eingang in erster Linie als temporärer Aufbewahrungsort für neue Aufgaben dient, unterstützt er keine Komplexität über die einfache Gruppierung hinaus. Um einer Aufgabe mit vielen Teilen hierarchische Nuancen hinzuzufügen, erwägen Sie, sie einem vorhandenen Projekt im Informationsfenster zuzuweisen. Sie können eine Aufgabe auch mit Bearbeiten > In Projekt umwandeln in ein Projekt umwandeln.

Eingang – Darstellungsoptionen

• In „Eingang“ Folgendes anzeigen: Wählen Sie die Einstellung für Objekte aus, die in der Gliederung sichtbar sein sollen (Verfügbar ist der Standardwert). Jede Option beschreibt die Anforderungen für die Objekte, die durch sie ein- oder ausgeschlossen werden. Im Glossar finden Sie weitere Details zu jedem Darstellungsstatus.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Darstellungsoptionen für den Eingang hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

Objektstatus

Die hier beschriebenen Status gelten für Objekte im Eingang und Aktionen in Projekten. Objekte können zusätzliche Status haben, die durch ihre Statuskreise beschrieben werden. Die hier dargestellten sind allen gemeinsam und werden im Informationsfenster angezeigt.

• Aktiv: Der Standardstatus für ein neu hinzugefügtes Objekt; er gibt ein Objekt an, an dem gearbeitet werden soll.

• Abgeschlossen: Der Status für ein Objekt, das erfolgreich abgeschlossen wurde. Klicken Sie auf den Statuskreis des Objekts, drücken Sie die Leertaste, wenn das Objekt ausgewählt ist, verwenden Sie das Informationsfenster oder Bearbeiten > Status > Abgeschlossen, um ein Objekt als abgeschlossen zu markieren.

  Beim Abschließen einer Objektgruppe übernehmen Objekte innerhalb der Gruppe den Status „Abgeschlossen“ und werden mit einem Statuskreis für einen übernommenen Abschluss  in der Gliederung dargestellt.

• Aufgegeben: Der Status für ein Objekt, an dem nicht länger gearbeitet werden soll. Klicken Sie bei gedrückter Wahltaste auf den Statuskreis des Objekts, drücken Sie Wahltaste-Leertaste, wenn das Objekt ausgewählt ist, verwenden Sie das Informationsfenster oder Bearbeiten > Status > Aufgegeben, um ein Objekt als aufgegeben zu markieren.

  Beim Aufgeben einer Objektgruppe übernehmen Objekte innerhalb der Gruppe den Status „Aufgegeben“ und werden mit einem Statuskreis für eine übernommene Aufgabe  in der Gliederung dargestellt.

Projekte

Ein Projekt ist eine Aufgabe, die aus mehreren Objekten besteht. Diese Objekte werden in OmniFocus als Aktionen bezeichnet. Projekte sind normalerweise komplexer als einzelne Aktionsobjekte und können mehrere verwandte Aktionen umfassen. In der Perspektive „Projekte“ werden alle Ihre Projekte in einer Liste angezeigt, die in Ordner gruppiert werden kann, um eine Hierarchie zu erstellen.

Projekte – Gliederung

In der Gliederung „Projekte“ wird eine Liste der Projekte und der darin enthaltenen Aktionen angezeigt. Die Sichtbarkeit wird durch Ihre Darstellungsoptionen bestimmt.

Projekte – Seitenleiste

In der Projekte-Seitenleiste wird eine Liste Ihrer Projekte angezeigt, die hierarchisch in Ordnern gruppiert sind. Klicken Sie auf ein Projekt in der Seitenleiste, um es allein anzuzeigen; klicken Sie auf den Tab „Projekte“ oder einen leeren Bereich in der Seitenleiste, um die vollständige Liste in der Gliederung anzuzeigen.

Nutzen Sie Drag & Drop, um die Projekte in der Seitenleiste neu anzuordnen. Wenn Sie ein Projekt auf einem anderen ablegen, wird das Projekt in eine Aktionsgruppe innerhalb des Ziels umgewandelt.

Projekte – Darstellungsoptionen

• In „Projekte“ Folgendes anzeigen: Wählen Sie die Einstellung für Objekte aus, die in der Gliederung sichtbar sein sollen (Übrig ist der Standardwert). Jede Option beschreibt die Anforderungen für die Objekte, die durch sie ein- oder ausgeschlossen werden. Im Glossar und in den Abschnitten Projekttyp und Projektstatus finden Sie weitere Details.

• Ordner in der Gliederung anzeigen: Wenn dieses Markierungsfeld aktiviert ist, umfasst die Gliederung Zeilen für Ordner sowie die darin befindlichen Projekte.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Darstellungsoptionen für Projekte hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

Projekttyp

Projekte zeichnen sich durch ihren Typ aus, der je nachdem, wie die Aktionen innerhalb des Projekts abgeschlossen werden müssen, variiert. Der Projekttyp beeinflusst auch, wie Aktionen im Projekt entsprechend der Darstellungsoptionen der Perspektive angezeigt werden.

• Sequenziell: Sequenzielle Projekte enthalten Aktionen, die in einer vorbestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen. Das erste Objekt muss beendet sein, bevor mit dem nächsten weitergemacht werden kann. Bei einem sequenziellen Projekt ist jeweils nur eine Aktion verfügbar. (Diese ist zwangsläufig auch die erste verfügbare Aktion des Projekts.)

• Parallel: Parallele Projekte bestehen aus Aktionen, die in einer beliebigen Reihenfolge abgeschlossen werden können. Bei parallelen Projekten sind alle nicht abgeschlossenen Aktionen verfügbar und die zuerst verfügbare Aktion ist die erste Aktion in der Liste.

• Einzelne Aktionen: Eine Liste einzelner Aktionen ist im traditionellen Sinne nicht wirklich ein Projekt. Es ist eine Liste lose zusammenhängender Objekte, die nicht voneinander abhängig sind, z. B. eine Einkaufsliste. Bei einer Liste einzelner Aktionen werden alle Aktionen als verfügbar und zuerst verfügbar betrachtet.

Projektstatus

Beim Planen und anschließenden Überprüfen eines Projekts kann es nützlich sein, dem Projekt einen Status zu geben, um anzugeben, ob die Arbeit fortschreitet oder sich die Pläne geändert haben.

• Aktiv: Der Standardstatus für ein neues oder fortlaufendes Projekt. Er kann bei der regelmäßigen Überprüfung aktiver Projekte sinnvoll nützlich sein, um zu bestimmen, welchen Fortschritt Sie gemacht haben. Außerdem lässt sich feststellen, ob es Dinge sind, die Sie weiterhin tun möchten.

• Angehalten: Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein Projekt fortsetzen möchten, können Sie den Status des Projekts von „Aktiv“ in „Angehalten“ ändern. Wenn Sie mit den Darstellungsoptionen ausgewählt haben, nur verfügbare Objekte anzuzeigen, werden das Projekt und die dazugehörigen Aktionen aus der Projektliste in der Seitenleiste und Gliederung entfernt.

  Angehaltene Projekte sind weiterhin für die Überprüfung und Wiederaufnahme verfügbar, wenn Sie sich entscheiden, sie zukünftig erneut zu priorisieren.

• Abgeschlossen: Irgendwann erreichen Sie das Ende eines Projekts. Markieren Sie das Projekt und wählen Sie anschließend „Abgeschlossen“ im Bereich „Status“ des Informationsfensters aus. Hierdurch werden alle nicht abgeschlossenen Aktionen im Projekt automatisch als abgeschlossen markiert. Wenn Sie die abgeschlossenen Projekte erneut sehen möchten, ändern Sie die Darstellungsoption in „Alle“ oder suchen Sie mit dem Filter „Alles“ nach dem Projekt.

• Aufgegeben: Wenn Sie sich entschlossen haben, nicht länger an einem Projekt zu arbeiten, können Sie es vollständig aufgeben. Es verschwindet aus der Projekte-Liste und die dazugehörigen Aktionen werden ebenfalls ausgeblendet. Sie könnten stattdessen das Projekt löschen, aber dann hätten Sie keine Aufzeichnung davon. Wenn Sie es im Status „Aufgegeben“ behalten, können Sie später abgeschlossene Aktionen überprüfen, unabhängig davon, ob es sich noch um relevante Projekte handelt.

  Um ein aufgegebenes Projekt in Ihrer Datenbank zu suchen, wählen Sie in den Darstellungsoptionen „Alle“ oder suchen Sie mit dem Filter „Alles“ nach dem Projekt.

Tags

In OmniFocus stellt ein Tag eine Verbindung dar, die eine Aufgabe mit der Umwelt hat. Ein Tag kann eine Person, ein Ort oder eine Sache sein, die sehr wichtig für den Abschluss eines Projekts ist. Es könnte auch eine Denkweise darstellen, die am besten zur Durchführung eines Aktionsobjekts geeignet ist.

Ein Objekt kann so viele Tags haben, wie Sie für nützlich halten, und Tags ist kein spezifischer Zweck zugewiesen. Verwenden Sie Tags, um Prioritäten zuzuweisen oder Objekte nach Energiemenge oder erforderlicher Ausrüstung zu gruppieren.

In der Perspektive „Tags“ wird eine Liste Ihrer Tags in der Seitenleiste sowie eine Liste aller Ihrer Aktionen angezeigt, gruppiert nach den Tags, zu denen sie in der Gliederung gehören.

Tags – Gliederung

In der Gliederung „Tags“ werden alle Ihre Eingangobjekte und Aktionen angezeigt, gruppiert nach den Tags, die ihnen zugewiesen wurden.

Während Tags Projekten zugewiesen werden können, werden Projekte selbst nicht in der Perspektive „Tags“ angezeigt. Aktionen, die dem Projekt hinzugefügt werden, nachdem ihm Tags zugewiesen wurden, übernehmen das Tag. Und diese Aktionen werden gegebenenfalls in der Gliederung „Tags“ angezeigt.

Tags – Seitenleiste

In der Tags-Seitenleiste wird eine Liste Ihrer Tags in der Reihenfolge angezeigt, in der sie erstellt wurden. Sie können sie bewegen, um sie in der Liste neu anzuordnen und hierarchische Tag-Anordnungen zu erstellen: Zuhause : Garten oder Besorgungen : Baumarkt, zum Beispiel.

Klicken Sie auf ein Tag in der Seitenleiste, um es allein anzuzeigen; klicken Sie auf den Tab „Tags“, um die vollständige Liste in der Gliederung anzuzeigen.

Tags – Darstellungsoptionen

• In „Tags“ Folgendes anzeigen: Wählen Sie die Einstellung für Objekte aus, die in der Gliederung sichtbar sein sollen (Verfügbar ist der Standardwert). Jede Option beschreibt die Anforderungen für die Objekte, die durch sie ein- oder ausgeschlossen werden. Im Glossar finden Sie weitere Details zu jedem Darstellungsstatus.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Darstellungsoptionen für Tags hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

Tag-Status

Wie Projekte haben auch Tags einen Status, der angibt, ob sie momentan für Ihre Arbeit wichtig sind. Die Darstellungsoptionen, die vom Status abhängen, gelten für Projekte und Tags ähnlich, doch die Auswirkungen des Tag-Status variieren.

• Aktiv: Der Standardstatus für ein Tag. Wenn ein Tag aktiv ist, ist es vorhanden und auf irgendeine Art und Weise wichtig für Sie.

• Angehalten: Wenn ein Tag vorübergehend unwichtig oder nicht verfügbar ist (ein erforderliches Werkzeug ist ausgeliehen, eine Kollegin hat ein Sabbatjahr eingeschoben oder die öffentliche Bibliothek ist wegen Umbauarbeiten geschlossen), können Sie den Tag-Status von Aktiv in Angehalten ändern. Das Tag bleibt in der Seitenleiste, aber beim Anzeigen der verfügbaren Objekte werden deren Aktionen aus der Gliederung entfernt.

• Aufgegeben: Wenn ein Tag dauerhaft unwichtig oder nicht verfügbar wird, können Sie es vollständig aufgeben. Es verschwindet aus der Tags-Liste und die dazugehörigen Aktionen werden ebenfalls ausgeblendet. Sie könnten stattdessen das Tag löschen, aber dann hätten Sie keine Aufzeichnung davon. Wenn Sie es im Status „Aufgegeben“ behalten, können Sie später abgeschlossene Aktionen überprüfen, unabhängig davon, ob es sich noch um relevante Tags handelt.

  Um ein aufgegebenes Tag in Ihrer Datenbank zu suchen, wählen Sie bei den Darstellungsoptionen „Alle“ oder suchen Sie mit dem Filter „Alles“ nach dem Tag.

Tag-Sortierung

Objekte in einem Tag werden standardmäßig in der Reihenfolge, in der sie in den jeweiligen Projekten (Projektreihenfolge) angezeigt werden, oder in der Reihenfolge, in der sie im Eingang angezeigt werden, wenn kein Projekt zugewiesen ist (Eingangsreihenfolge), sortiert.

Durch Ziehen können Sie die Objekte in einem Tag neu anordnen. Die neue benutzerdefinierte Reihenfolge wird für den Tag gespeichert, sobald Sie eine Änderung vornehmen, und die vorherigen Standardregeln gelten nicht mehr: alle Objekte, die dem Tag danach hinzugefügt werden, werden am Ende der Liste angezeigt. Diese Objekte können dann manuell neu angeordnet werden.

Vorausschau

Die Vorausschau unterstützt Sie dabei, den Fortschritt der Projekte im Auge zu behalten, bevorstehende Fälligkeitsdaten zu überprüfen und OmniFocus-Aufgaben neben wichtigen Ereignissen in Ihrem Kalender zu planen.

Um eine neue Aktion zu erstellen, die an dem Tag fällig ist, den Sie anzeigen, klicken Sie auf das Datum in der Seitenleiste und wählen Sie Ablage > Neue Aktion (Befehl-N).

Vorausschau – Gliederung

In der Gliederung „Vorausschau“ wird eine chronologische Liste der jeden Tag fälligen Objekte angezeigt (über eine Anzahl ausgewählter Tage, wenn Sie mehrere in der Seitenleiste ausgewählt haben). Darin sind Ereignisse aus den Kalendern eingebunden, die Sie in OmniFocus anzeigen.

Wenn Sie bei den Darstellungsoptionen ein Vorausschau-Tag  bestimmt haben, werden Objekte mit diesem Tag in einem separaten Bereich der Gliederung angezeigt, wenn heute fällige Objekte durchsucht werden.

Vorausschau – Seitenleiste

In der Vorausschau-Seitenleiste werden die Daten des nächsten Monats in einem Raster angezeigt. Auf diese Weise können Sie auf einen Blick sehen, was in den folgenden Wochen ansteht.

Jede Taste mit einem Datum zeigt die Anzahl der Aktionen an, die diesem Datum zugeordnet sind. Bei fälligen Objekten ist die Anzahl entsprechend des dringendsten Objekts farbcodiert: gelb bedeutet, dass ein Objekt bald fällig ist, und rot bedeutet, dass ein Objekt fällig oder überfällig ist. Um eine neue Aktion zu erstellen, die an einem bestimmten Tag fällig ist, klicken Sie auf die entsprechende Datumstaste. Wählen Sie dann Ablage > Neue Aktion.

Die Vorausschau-Seitenleiste bietet viele weitere nützliche Interaktionsmöglichkeiten:

• Klicken Sie auf ein Datum und bewegen Sie den Mauszeiger, um einen Datumsbereich auszuwählen. Auf diese Weise werden Objekte, die an diesen Daten fällig sind, in der Gliederung angezeigt.

• Halten Sie die Befehlstaste gedrückt und klicken Sie, um nicht zusammenhängende Daten auszuwählen. Klicken Sie beispielsweise auf jeden Samstag im kommenden Monat, um zu sehen, ob die nächsten Wochenenden frei sind.

• Bewegen Sie ein Objekt aus der Gliederung auf ein Datum in der Seitenleiste, damit es an diesem Tag fällig wird.

• Wenn Sie beim Bewegen eines Objekts die Befehlstaste gedrückt halten, legt OmniFocus das Zurückstellungsdatum und nicht das Fälligkeitsdatum fest, wenn Sie es ablegen. Der folgende Vorgang ist ähnlich. Wenn Sie beim Bewegen Wahl-Befehl gedrückt halten, legt OmniFocus das Zurückstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum für das Objekt fest.

Vorausschau – Darstellungsoptionen

• Nur eine Woche in der Seitenleiste anzeigen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird im Kalender der Vorausschau-Seitenleiste nicht wie standardmäßig der vollständige Monat angezeigt, sondern nur eine Zeile mit Daten (die vergangenen, die zukünftigen und ein Zeitraum von fünf Tagen dazwischen).

• Zurückgestellte Objekte anzeigen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden zurückgestellte Objekte, die an einem bestimmten Tag beginnen sollen, im separaten Bereich Zurückgestellt an den Terminen, an denen sie verfügbar werden, angezeigt. Ist sie deaktiviert, werden zurückgestellte Objekte erst in der Gliederung angezeigt, wenn sie fällig sind.

• In „Heute“ werden Objekte mit diesem Tag angezeigt: Wenn OmniFocus Pro installiert ist, wählen Sie hier ein Tag aus, damit dessen Objekte in der Ansicht Heute von „Vorausschau“ in einem eigenen Bereich der Gliederung angezeigt werden. Sobald es festgelegt ist, kann dieses Vorausschau-Tag von überall in der Gliederung auf Objekte angewendet werden. Wählen Sie hierzu Bearbeiten > Tag „Tag-Name“ hinzufügen.

• Kalenderereignisse anzeigen: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Ereignisse von Kalendern, die Sie in „Vorausschau“ anzeigen, zusammen mit OmniFocus-Objekten an den Tagen, an denen sie passieren, angezeigt. Ist sie deaktiviert, werden Kalenderereignisse in der Gliederung nicht angezeigt.

• Kalender: Wenn Kalenderereignisse anzeigen aktiviert ist, verwenden Sie dieses Untermenü, um die Kalender auszuwählen, die Sie in OmniFocus anzeigen möchten. Ereignisse aus den ausgewählten Kalendern werden chronologisch zwischen den OmniFocus-Objekten in der Gliederung „Vorausschau“ eingebunden.

  „Kalender“ arbeitet mit der macOS-App „Kalender“ zusammen, um Kalender zu finden, die Sie dienst- oder geräteübergreifend besitzen oder abonnieren, einschließlich iCloud, Google Kalender und mehr. Verwenden Sie die Internet-Accounts-Einstellungen in den macOS-Systemeinstellungen, um Ihre freigegebenen Kalender zu verbinden.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Darstellungsoptionen für die Vorausschau hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

Hinzufügen eigener Kalender zu OmniFocus

OmniFocus funktioniert sehr gut mit Ihren Kalendern, einschließlich denen, mit denen Sie unter Umständen über iCloud von Apple aus „Kalender“ unter macOS oder iOS, Google Kalender oder allen CalDAV-Servern, die Sie abonniert haben, synchronisieren. Die Kalender, die Sie in OmniFocus anzeigen können, basieren auf den Kalendern, die die App Kalender auf dem Mac anzeigen kann. Um weitere Kalender hinzuzufügen oder um auf dem Mac vorhandene zu entfernen oder zu ändern, verwenden Sie die Accounts-Einstellungen oder die Befehle des Menüs Ablage der Kalender-App.

Ereignisse in Ihrem Kalender werden mit den täglichen Ereignissen, die Sie in OmniFocus geplant haben, angezeigt. Um zusätzliche Details eines Ereignisses in der Kalender-App anzuzeigen, klicken Sie auf das Kalendersymbol  neben dem Ereignis.

Um den Listeninhalt zu ändern oder die für die Kalenderereignisse angezeigte Uhrzeit anzupassen, wählen Sie Darstellung >Darstellungsoptionen einblenden oder klicken Sie in der Symbolleiste auf „Darstellung“. Zu den Darstellungsoptionen für die Vorausschau gehört der Bereich „Kalender“. Dort können Sie anpassen, welche externen Kalender, einschließlich derer, die in iCloud usw. gespeichert sind, angezeigt werden.

Markiert

Die Perspektive „Markiert“ enthält eine Sammlung aller Objekte, denen Sie den Status Markiert zugewiesen haben.

Um ein Objekt zu markieren, klicken Sie auf das Markierungssymbol  in dessen Zeile in der Gliederung oder im Layout Fließend, klicken Sie in die obere rechte Ecke des dazugehörigen Statuskreises, klicken Sie auf die Flagge im Informationsfenster oder wählen Sie Bearbeiten > Markieren (Umschalt-Befehl-L). Hiermit können Sie auch die Markierung von einem Objekt entfernen.

Beim Markieren eines Objekts wird der dazugehörige Statuskreis orange , damit es sich von anderen Objekten abhebt und Sie wissen, dass dies ein wichtiges Objekt ist.

Wenn Sie ein Projekt oder eine Aktionsgruppe markieren, übernehmen alle darin enthaltenen Aktionen diese Markierung und die damit vermittelte Dringlichkeit. Markierungen bei Objekten, die übernommen und nicht direkt angewendet wurden, werden durch eine leeres Markierungssymbol  in der Zeile oder im Informationsfenster gekennzeichnet. Das leere Markierungssymbol kann den Statuskreisen auch angehängt sein.

Markiert – Gliederung

Objekte in der Gliederung „Markiert“ werden zuerst nach Fälligkeitsdatum (ältestes zuerst) und dann nach Projekt (für Objekte mit dem gleichen Fälligkeitsdatum) sortiert. Die Sortierung wird nicht davon beeinflusst, ob eine Markierung übernommen oder direkt angewendet wurde. Die einzigen Objekte, die in der Perspektive „Markiert“ angezeigt werden, sind die Objekte, die direkt ausgeführt werden können (markierte Projekte werden nicht angezeigt).

Markiert – Seitenleiste

In der Markiert-Seitenleiste wird eine Liste Ihrer Tags so angezeigt, wie sie auch in der Perspektive Tags dargestellt werden. Sie werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie erstellt wurden. Und wie bei Tags können Sie sie bewegen, um sie in der Liste neu anzuordnen und hierarchische Tag-Anordnungen zu erstellen

Markiert – Darstellungsoptionen

• In „Markiert“ Folgendes anzeigen: Wählen Sie die Einstellung für Objekte aus, die in der Gliederung sichtbar sein sollen (Verfügbar ist der Standardwert). Jede Option beschreibt die Anforderungen für die Objekte, die durch sie ein- oder ausgeschlossen werden. Im Glossar finden Sie weitere Details zu jedem Darstellungsstatus.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Markiert-Darstellungsoptionen hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

Überprüfung

Die Perspektive „Überprüfung“ enthält eine flache Liste der Projekte, die für eine Überprüfung fällig sind.

Eine Überprüfung hilft sicherzustellen, dass Ihre Projekte in OmniFocus genau wiedergegeben werden, damit sie reibungslos voranschreiten können und für Ihre nächste Aktion bereit sind. Bei Projekten, denen Objekte hinzugefügt werden müssen, solchen, die nicht mehr relevant sind, oder solchen, an denen Sie in nächster Zeit nicht arbeiten werden, können Sie durch eine regelmäßige Überprüfung gewährleisten, dass nichts übersehen wird.

Jedes Projekt hat ein von Ihnen festgelegtes Überprüfungsintervall und ein Datum für die nächste geplante Überprüfung. Sie können das standardmäßige Überprüfungsintervall in den „Datum & Uhrzeit“-Einstellungen ändern. Im Informationsfenster haben Sie die Möglichkeit, das Überprüfungsintervall und das nächste Überprüfungsdatum einzelner Projekte zu ändern.

So überprüfen Sie Ihre übrigen Projekte:

1. Wählen Sie in der Seitenleiste die Perspektive „Überprüfung“ (es gibt auch eine entsprechende Taste, die Sie der Symbolleiste hinzufügen können). In dieser Ansicht werden die übrigen Projekte nach dem nächsten geplanten Überprüfungsdatum gruppiert.

2. Überprüfen Sie jedes Projekt darauf, ob es den richtigen Status hat. Müssen die dazugehörigen Aktionen überarbeitet oder neue Aktionen hinzugefügt werden? Sollte das Projekt als angehalten, aufgegeben oder abgeschlossen markiert werden? Läuft alles nach Plan?

3. Sobald Sie mit dem Projektstatus zufrieden sind, wählen Sie es aus. Am oberen Rand der Gliederung werden nun einige praktische überprüfungsspezifische Steuerelemente angezeigt. Klicken Sie auf „Als überprüft markieren“, wählen Sie Bearbeiten > Als überprüft markieren oder wählen Sie im Kontextmenü „Als überprüft markieren“. Das nächste Überprüfungsdatum des Projekts wird auf ein späteres Datum verschoben und Sie können sich der Überprüfung eines anderen Projekts widmen.

Überprüfung – Gliederung

Wenn Sie zur Perspektive „Überprüfung“ wechseln, wird in der Seitenleiste eine flache Liste mit Ihren überprüfungsbereiten Projekten (Ordner nicht eingeschlossen) angezeigt. Das Projekt mit dem frühesten Überprüfungsdatum wird in der Gliederung geöffnet, damit Sie es überprüfen können.

In „Überprüfung“ wird in der Gliederung nur jeweils ein einzelnes Projekt angezeigt, um die Überprüfung der Inhalte zu vereinfachen. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten in der Gliederungskopfzeile zwischen den Projekten, oder klicken Sie auf Als überprüft markieren, wenn Sie bereit sind, zum nächsten zu wechseln.

Überprüfung – Darstellungsoptionen

• In „Überprüfung“ Folgendes anzeigen: Wählen Sie die Einstellung für Objekte aus, die in der Gliederung sichtbar sein sollen (Übrig ist der Standardwert). Jede Option beschreibt die Anforderungen für die Objekte, die durch sie ein- oder ausgeschlossen werden. Im Glossar finden Sie weitere Details zu jedem Darstellungsstatus.

• Layout: OmniFocus Pro fügt den Bereich „Layout“ den Darstellungsoptionen für die Überprüfung hinzu. Dort können Sie die Gliederung so anpassen, um mehrere Attribute anzuzeigen, die für diese Perspektive spezifisch sind. Details finden Sie unter Layoutoptionen.

„Abgeschlossen“ und „Geändert“

Die beiden letzten integrierten Perspektiven – Abgeschlossen  und Geändert  – sind im Menü Perspektiven verfügbar. Mit diesen Perspektiven können Sie hervorragend Objekte in Ihrer Datenbank finden, die möglicherweise irrtümlich abgelegt wurden oder aus unbekannten Gründen verschwunden sind.

„Abgeschlossen“ und „Geändert“ wurden entwickelt, um Bewegungen von Objekten in Ihrer Datenbank zu verfolgen, doch sie haben keinen spezifischen Zweck, Ihnen beim Erledigen von Dingen zu helfen.